الإدارة العامة ونظم الحكم

مدرسة الإدارة العلمية أدركت أهمية العنصر البشري في تحقيق أهداف المنظمة، ولتحقيق الاستفادة القصوى من هذا العنصر ترى إعادة تشكيله وصياغته بما يتفق وأهداف المنظمة. وقد أدى ذلك إلى النظرة للإنسان كآلة يمكن أن يعمل بصفة مستمرة لا يعتريه الكسل والخمول والإرهاق، مجرد من العواطف والمشاعر. كل ما يجب على الإدارة تزويده بالوقود (الأجر) ليعمل.

لا تهدف إدارة الوقت إلى إنجاز المهام فحسب، بل إلى ترتيبها حسب الأولوية، وتنفيذها وفقًا لهذه الأولوية في المقام الأول، ولذلك فإدارة الوقت مهمة أهمية بالغة نظرًا لأن الإنسان يجد أمامه كمًا كبيرًا من المهام في معظم الأحيان، فالعبرة هنا تقسيمها ووضعها في جدول زمني وليس السير عشوائيًا.

القيادة من أهم الوظائف الإدارية التي يمارسها المدير وذلك لأن الخطة بعد أن يتم وضعها تنتقل إلى حيز التنفيذ وتتناولها العقول والأيدي والآلات لتنجزها حسب الأهداف المقررة والمراحل المحددة. ويقود المدير في ذلك مجموعة من الأفراد يوجههم ويرشدهم ويُدرّبهم ويُنسِّق أعمالهم ويُوفِّق بين مجهوداتهم ويستثير دوافعهم وطموحهم ويحفزهم على التعاون والتنافس ويقوّم نتائج أعمالهم، فيكافئ المجتهدين ويرشد المقصِّرين إلى كيفية علاج أخطائهم،

تشخيص وتحليل المشكلة من خلال تتبع أسبابها و ظروف حدوثها و معدل تكررها، للوصول في النهاية إلى الأسباب الحقيقية التي أدت إلى ظهورها، ويجب توخي الدقة والحذر عند تشخيص المشكلة لأنّ الفشل في التشخيص يقود إلى عدم معرفة الوضع الأمثل لاتخاذ القرار.

الاستعداد لما قد لا يحدث والتعامل مع ما حدث. لا يخفى على المتابع لسير الأحداث بخاصة السياسية منها ما للأزمات بكل أنواعها من دور في تاريخ الشعوب والمجتمعات سواء على صعيد الهدم أو البناء، وقراءة متأنية لدور الأزمة بشكل عام يفضي بنا إلى تلمس خيط يقودنا إلى حقيقة مفادها ان المجتمعات التي اعتمد الهرم القيادي فيها على فرق خاصة وكفوءة في التعامل مع الأزمات كانت أصلب عودا وأكثر على المطاوعة والاستمرار من قريناتها التي انتهجت أسلوبا مغايرا تمثل بالتصدي المرتجل والتعامل بطرق غير مدروسة ، فالأزمات ظاهرة ترافق سائر الأمم والشعوب في جميع مراحل النشوء والارتقاء والانحدار. في الأحداث التاريخية الكبرى نجد انه بين كل مرحلة ومرحلة جديدة ثمة أزمة تحرك الأذهان وتشعل الصراع وتحفز الإبداع وتطرق فضاءات بٍكر تمهد السبيل إلى مرحلة جديدة.

تم تصميم مفهوم السكرتارية التنفيذية وإدارة المكاتب هذه؛ لكي يتم تزويد المشاركين بالمفاهيم العلمية الحديثة التابعة للأعمال الخاصة بالسكرتارية وإدارة الأعمال المكتبية ومهارات الإتيكيت والبروتوكول، وتطوير مهاراتهم في تنظيم الاجتماعات والتعامل مع الآخرين وغيرهم. مفهوم السكرتارية التنفيذية وإدارة المكاتب، له العديد من المعاني وهناك العديد من الأسماء والمصطلحات المعروفة في الشركات والتي يتم إعطائها للعديد من الموظفين، ومن أهمها الأسماء والألقاب مثل السكرتير والسكرتير تنفيذي.

مفهوم "الحكم الرشيد" كثيرا ما تبرز كنموذج للمقارنة بين الاقتصادات غير الفعالة أو الهيئات السياسية التي تمر اقتصاداتها قابلة للحياة والهيئات السياسية ونظرا لأن معظم الحكومات الناجحة في العالم المعاصر تكون في الدول الديمقراطية الليبرالية تتركز في أوروبا والأمريكتين، تلك البلدان المؤسسات التي غالبا ما تكون المعايير التي يمكن من خلالها المقارنة بين الدول الأخرى المؤسسات. لأنه يمكن أن تركز جيدا على المدى الحكم بأي شكل واحد من الحكم، ومنظمات الإغاثة والسلطات في البلدان المتقدمة وغالبا ما تركز معنى الحكم الجيد لمجموعة من المتطلبات التي تتوافق مع أجندة المنظمات، مما يجعل "الحكم الرشيد" تعني أشياء كثيرة مختلفة في سياقات مختلفة.

هي التأثير في قرارات الآخرين طوعاً مما يزيد من احتمال نجاح المنظمة على المدى الطويل، محققة النمو المطلوب، قادرة على التعامل مع المتغيرات الكثيرة والظروف الغامضة من حولها من خلال بلورة اتجاه ورؤية ومؤشرات استراتيجية قابلة للتنفيذ ومرنة بالقدر الكافي للنجاح والمنافسة. صُمم برنامج القيادة الاستراتيجية ليركز على أهم المقدرات القيادية للمدراء العموم والتنفيذين في المستويات الإدارية العليا والوسطى في المنظمات الربحية وغير الربحية والحكومية. ولكي تبقى المنظمة ناجحة يتطلب ذلك طريقة مختلفة في التفكير في طريقة حشد الموارد وتقديم الخدمات واستثمار القدرات، من خلال إشراك العاملين في حوار استراتيجي مهم يساهم في حشد الجهود والعقول أيضاً لتحقيق النتائج بالوقت والسرعة التي تحتاجها.

تقوم العلاقات العامة في مجال المنظمات الحكومية بدور مهم في تحسين العلاقات بين الحكومة أو الوزارة والجمهور، فعن طريقها ينمو الشعور بالمسئولية لدى المواطنين، وبالتالي تحويلهم إلى جمهور ايجابي متعاون مع الحكومة. وتظهر أهمية العلاقات العامة في أنها تؤدى وظيفة مهمة وحيوية للإدارة العامة، إذ أصبح من واجب الإداريين أن يخبروا الجماهير بسياستهم، ويجسّوا نبض الرأي العام قبل هذه السياسات، ومن حقهم أيضا أن يردّوا على النقاد ويبرروا تصرفاتهم التي تشغل الرأي العام.

إن أحد أهم المهارات الشخصية والإدارية اللازمة للإدارات العليا والمتوسطة ومن في حكمهما هي مهارات التفاوض الفعال. الموظفين والإدارات والناس في كافة مواقعهم يتفاوضون يوميا في كافة الشوؤن الإدارية والوظيفية والشخصية. إن إمتلاك أساسيات مهارات التفاوض ستساعد الإدارات والمؤسسات والموظفين في تحقيق أهداف الإدارات واستغلال مصادر الإنتاج في أقل جهد ووقت وكلفة ممكنة.

عندما تريد المنشأة تشكيل رسالتها عليها تحديد عدد من الأمور أهمها: •تحديد المنتج الرئيسي ( أو الخدمة الرئيسية ) للمؤسسة. أي ما العمل الذي تؤديه المؤسسة ؟ ( What ). •تحديد الجمهور ( أو المكان أو السوق ). أي لمن تؤدي هذا العمل ؟ ( Who ). •تحديد الطريقة الرئيسية للمنظمة لإيصال المنتج ( أو الخدمة ) للجمهور المستفيد. أي كيف يؤدي هذا العمل ؟ ( How ). •تحديد الأسباب الرئيسية لوجود المؤسسة. أي لماذا وجدت المؤسسة ؟ ( Why ). •الاتفاق على نقاط التميز وتفرد المؤسسة. أي ما الذي نتميز ونتفرد به وكيف ننميه ؟ ( Distinctive Competencies ). •تحديد القوى الإيجابية التي تدفع المؤسسة للأمام والقوى السلبية التي تمنعها من التقدم. أي ما الذي يحرك المؤسسة؟ ( Driving Forces ).

لم يعد الإهتمام فقط بتطوير موظفي خدمة العملاء من حيث مهارات الاتصال وتقديم الخدمة هو العامل الحاسم للتميز في خدمة العملاء بل تعدى ذلك إلى الاستراتيجيات التي تتبناها الشركة لخدمة عملائها ، وهذا ما تسعى اليه المؤسسات والشركات الحكومية او الخاصة من حيث إعادة النظر إلى منظومة خدمة العملاء من حيث البعد الاستراتيجي والأهم على المدى البعيد. هذه دورة متخصصة للقطاعين العام والخاص توفر للمشاركين مفاهيم إدارة الخدمة والارتقاء بفعالية وكفاءة عناصرها بهدف الوصول إلى التميز في خدمة العملاء من حيث جودة الخدمة ودرجة شموليتها لكافة إحتياجات العملاء.

صمم هذا البرنامج للمدربين والراغبين بدخول عالم التدريب العميق والشيّق في الوقت نفسه، وذلك على أساس الدمج بين عنصري (النظرية والتطبيق)، أي مساعدة المتدرب في الإلمام بالأفكار النظرية للموضوعات مع دعمها بالجانب التطبيقي. علماً بأن البرنامج يركز على التمارين والتطبيقات التي تكفل للمتدرب ترجمة المفاهيم والأفكار النظرية إلى سـلوكيات ومناهج عمل تطبيقية، بالشكل الذي يمكنه من إستكشاف مهارات التدريب وإتقانها بمستوى عالٍ من الجودة.

الهيكل تنظيمي لمؤسسة ما، يتكون عادةً من الأنشطة والمهام التي يتم توزيعها بين العاملين بالمؤسسة والقيام بعمليات التنسيق والإشراف، وهو بالضرورة مُوجه نحو تحقيق أهداف المؤسسة والتنظيم. كما يُمكن اعتبارها أيضاً بكونها منظار للأفراد اتجاه مؤسستهم والبيئة المحيطة. يمكن هيكلة منظمة أو مؤسسة بطرق عديدة ومختلفة بحسب أهدافها. لذلك فإن هيكلة التنظيم يحدد اسلوب عملها ونتائجها. يسمح الهيكل التنظيمي بتحديد المسؤوليات للوظائف المختلفة والعمليات المحددة لجهات مختلفة مثل الفروع أو الدوائر أو مجموعات العمل والافراد.

حسب المعهد الأميركي للجودة، يمكن تلخيص إدارة الجودة الشاملة على أنها نظام إداري، لمنظمة تركز على متطلبات عملائها، يقوم على أن جميع العاملين يعملون لتأمين التحسين المستمر. وتستخدم الإستراتيجيات والمعطيات والتواصل الفعال لدمج وتكامل اختصاص الجودة في ثقافة ونشاطات المنظمة.

تمثـل التقارير الإدارية ضرورة هامة في حياة الإداريين، فهي الوسيلة التي يتم مــن خلالها تبادل المعلومات والأفكار والتعليمات بين كاتب التقرير وزملائه ورؤسائـه ومرؤوسيه والجهات المختلفة والعملاء في شتى أنحاء العالم والتي يتم التعامل معها ومن هنا فإن البرنامج يهدف إلى تنمية مهارات المشاركين في طرق إعداد التقارير.

يقصد به عملية جمع المعلومات عن كل وظيفة بغرض التعرف على وصف الوظيفة ومواصفاتها والمهارات الواجب توافرها فيمن يشغلها. استخدامات وفوائد تحليل الوظائف: يسمح تحليل الوظائف بتوفير معلومات يمكن استخدامها كأساس للقيام بالعديد من أنشطة إدارة الموارد البشرية.

يوجد مجموعة من الأساليب والطرق التي يتم استخدامها لتحقيق الاتصال الإداري الفعّال والوصول للهدف من عملية الاتصال، ويجب استخدام الطريقة الملائمة لعملية الاتصال ويعرف الاتصال الإداري: بأنه العملية التي يقوم المدير من خلالها بإعطاء المعلومات بشكل منظّم، ونقل مضمونها إلى عدد كبير من الأفراد العاملين في المنظمة أو الأشخاص، أو إلى المؤسسات ذات العلاقة والموجودة خارج المنظمة.

تنمية المهارات الإداريّة (بالإنجليزيّة: Administrative Skills Development): هي المهارات التي يجب أن يحصل عليها المدير ومن ثمّ يسعى إلى نقلها للموظفين، مثل مهارات الاتصال، والتخطيط والتنظيم، وغيرها من المهارات الضروريّة الأخرى، ومن الممكن تعريف المهارات الإداريّة بأنّها قُدرة المدير على فهم طبيعة عمله، وتنفيذ النشاطات الخاصة به والملائمة لعملية تحقيق الأهداف التنظيميّة، والمتطلبات والحاجات الخاصة بالموظفين، وتُعرّف المهارات الإداريّة بأنّها صفات يجب أن يتميز بها المدير؛ من أجل تنفيذ الوظائف الإداريّة كالتخطيط، والتحليل، واتّخاذ القرارات، وغيرها من الوظائف المهمة

التدريب عملية مدروسة لتعديل الاتجاه أو المعرفة أو السلوك المهاري من خلال اكتساب بعض الخبرة لتحقيق أداء فعال في نشاط واحد أو مجموعة الأنشطة، ويتمثل الهدف من هذه العملية في المواقف الخاصة بالعمل في تطوير قدرات الأفراد وفي تلبية احتياجات الأشخاص العاملين في المؤسسة في الوقت الحاضر وفي المستقبل. بينما عملية التدريب بتأهيل العاملين حتى يتمكنوا من تنفيذ المسؤوليات المُو كلة إليهم في الوظيفة الحالية والالتزام بالمقاييس المطلوبة